Panduan dan pengalaman apply Visa Jepang!

“Ke Lotte Shopping Avenue ya pak.” Saya memberitahu kepada sopir taxi online begitu saya masuk ke dalam mobil.

“Oke, mohon diarahkan ya dek” Bapak sopir taxi online menjawab dan meminta arahan kepada saya yang tiba-tiba jadi adek dadakan.

Percaya atau tidak, tetapi mempunyai tiket promo atau tiket murah ke suatu tempat contohnya Jepang buat saya kali itu, membuat saya bersemangat untuk mengurus visanya. Tentu saja pergi ke Jepang sudah ada di dalam bucketlist saya tapi perginya kapan, saya juga tidak tahu. Sampai suatu hari saya ditawari tiket PP super murah Singapore Airlines sebesar 3,5jt. Walaupun awalnya saya ragu akan lolos atau tidak, tapi dengan modal nekat, saya terima tawaran itu.

Pertama kali saya membuat visa Jepang sendirian Saya hanya mempersiapkan berkas-berkas yang diperlukan dan langsung bergegas ke Lotte Shopping Avenue tepatnya di kantor VFS Global Japan yang berlokasi di Japan Visa Application Centre 4F-33 Unit, 4th Floor, Lotte Shopping Avenue (Ciputra World 1), Jl. Prof. DR. Satrio No.3-5, RT.18/RW.4, Kuningan, RT.18/RW.4, Kuningan, Karet Kuningan, Kecamatan Setiabudi, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12940.

Saya jelasin dikit tentang VFS Global ini adalah perusahaan komersial yang diberikan otoritas oleh Kedutaan Jepang di Jakarta untuk memberikan informasi mengenai prosedur dan persyaratan yang lengkap untuk Visa Jepang kepada calon pemohon visa dan untuk menerima aplikasi visa . Akan tetapi semua keputusan mengenai Visa merupakan hak kedutaan Jepang. SO.... Kalian yang ingin apply visa jepang applynya lewat VFS Global Japan ini ya gak perlu ke Kedutaan Jepang lagi. 

VFS Global ini buka dari jam 10.00 WIB Yaa guys! Tapi untuk kali ini, saya mau mencoba mengurusnya sendiri. Alasannya adalah karena per tanggal 15 September 2017, Kedubes Jepang mengeluarkan kebijakan baru yaitu, proses pengajuan dan pengambilan visa saat ini tidak lagi dilakukan di Kedutaan Besar Jepang, melainkan ke Japan Visa Aplication Center (JVAC) yang terletak di Lotte Shopping Avenue Jakarta lantai 4.

Pihak Kedutaan Besar Jepang hanya menerima sejumlah pengajuan visa, yaitu Visa Waiver untuk pemegang e-Paspor (hal ini juga bisa dilakukan di JVAC), visa diplomatik dan visa dinas, transfer visa dari paspor lama ke paspor baru dan penerbitan visa yang berkaitan dengan masalah darurat kemanusiaan.

Karena passpor saya masih passpor biasa, dan belum beralih ke passpor elektronik (alasannya karena pengeluaran passpor-nya memakan waktu 2-3 bulan! sedangkan saya udah kebelet banget mau berburu tiket murah!) Jadilah saya mengurusnya di JVAC dan bukan di dubes jepang.

Intinya, VFS Global ini adalah pihak ketiga yang resmi ditunjuk untuk mengurusi aplikasi visa.

Sebelum mengajukan visa, saya membuat perjanjian dulu untuk mengajukan visa. Jadi kita tidak bisa langsung datang begitu saja ke lokasi. Melainkan harus membuat janji terlebih dahulu di hari dan jam yang kita pilih. Pembuatan janji bisa dilakukan di situs resminya.JVAC Janji Temu mau datang langsung juga bisa tapi antriannya akan jauh lebih efisien kalau kita melakukan janji temu.

Sistemnya menurut saya keren, karena agar ga terjadi penumpukan orang di lokasi dan supaya lebih teratur.

Setelah itu saya mempersiapkan semua syarat yang dibutuhkan. Karena paspor saya masih paspor biasa, maka ada cukup banyak syarat yang diperlukan, yaitu:

1. Paspor (yaiyalahhh…). Bawa yang asli dan gak usah difotokopi.

2. Formulir permohonan visa yang diunduh di Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Wisata dengan Biaya Sendiri  dan dicetak lalu diisi. Termasuk yang diisi dalam formulir adalah data diri, tujuan ke Jepang dan itinerary atau rancangan perjalanan ke Jepang

Form Apply Visa Jepang

Itinerray Form Apply Visa Jepang

3. Pas foto terbaru ukuran 4,5 x 4,5 cm 4 Lembar tanpa latar belakang. Satu lembar aja dan ditempel ke formulirnya (Tanpa editing).

4. Fotokopi KTP, satu lembar (Ukurannya harus seukuran kertas A4, Fotocopynya diperbanyak dan jangan dipotong!)

5. Bukti pemesanan tiket pesawat Pulang-Pergi (Di Print)

6. Fotokopi dokumen yang bisa menunjukkan hubungan dengan pemohon. Jadi jika saya pergi bertiga mengajukan bersama, saya harus menunjukkan bukti hubungan kita, jadi dokumen yang digunakan adalah Kartu Keluarga (KK). (Persyaratan ini berlaku apabila yang apply lebih dari 1, tapi karena saya sendirian jadi persyaratan no 6 ini saya lewatkan)

7. Surat Refrensi dari Orang tua/Perusahaan, well karena saya bekerja saya meminta surat refrensi dari perusahaan tempat saya bekerja. harus ada kop surat perusahaan, stempel dan tanda tangan dari atasan. Dan suratnya harus ditulis/diketik dalam bahasa inggris! tambahan untuk surat refrensi orang tua ditempel materai 6000 lalu ditanda tangani orang tua kalian sebagai penanggung jawab keuangan kalian selama pergi. Nggak mudah buat saya dapetin surat ini! karena saya harus baik-baikin atasan dulu! hahaha dan pada akhirnya surat refrensi inipun saya dapat YESH!!! kurang lebih contohnya seperti ini 

Surat Refrensi Perusahaan

Surat Refrensi Orang Tua

Fotokopi bukti keuangan, semisal fotokopi buku tabungan 3 bulan terakhir. Tapi Saya menggunakan rekening koran tiga bulan terakhir. Rekening koran yang digunakan hanya dari rekening saya, karena saya sebagai penanggung jawab. Rekening koran bisa diminta ke bank terkait dengan membayar biaya tambahan dan ada yang gratis juga tergantung banknya. kebetulan saya pake kartu JENIUS Sistem M-Bankingnya keren abis karena semua Pemasukan & pengeluaran kita langsung ter back up dan bisa langsung diunduh ke Smartphone dalam bentuk PDF! Jadi gak usah tuh kita ribet-ribet ke bank ngantri untuk print rekening koran, pake JENIUS tinggal download terus print sendiri deh rekening korannya simple kan? kalian bisa langsung klik link berikut ini untuk info lebih lanjut JENIUS : Rekening koran sebagai syarat pengajuan visa

Ohiya, saya juga melampirkan dokumen berupa voucher pemesanan hotel di Jepang via Traveloka. (Di Print)

Jadilah semua syarat itu saya bawa ketika hari H. Namuuuuun, sejumlah drama terjadi di hari H pengajuan visa.

Kesalahan saya adalah, gak memastikan lokasi VFS Global yang mengurus visa Jepang (JVAC). Saya hanya tau bahwa VFS Global ada di Kuningan City. Saya datang ke Kuningan City sekitar pukul 10.50 siang. Karena takut telat, saya turun di depan Kuningan City.

Baru sampai depan lobby, saya tanya satpam, ternyata saya baru sadar lokasi VFS Global untuk pengurusan visa Jepang itu ada di Lotte Shopping Avenue. Di Kuningan City memang ada VFS Global, tapi itu untuk pengurusan visa ke sejumlah negara di Eropa. MAMPUS GUE!!!

Jadilah saya buru-buru ke Lotte Shopping Avenue yang masih berada di satu kawasan. Saya langsung berlari kecil ke Lotte Shopping Avenue karena waktu sudah menunjukkan hampir jam 11 siang, waktu yang ditentukan untuk membuat visa. Pemohon diberikan waktu hingga 10 menit dari waktu perjanjian untuk datang. Jadi saya harus tiba sebelum jam 11.10.

Setelah Saya lari-larian bak pelari marathon lari di Kuningan, sampailah di lokasi jam 11.08. Pengamanan di depannya cukup ketat, dengan pemeriksaan tas dan badan (saya diperiksa oleh satpam). Saya langsung ke depan pintu masuk dan menyebut nama saya yang sudah membuat janji di jam 11. Di situ ada list nama saya dan saya dapat nomor antrian.

Ga lama menunggu antrian, saya langsung dipanggil dan menuju loket yang ditentukan. Ohiya, sebagai informasi, pemanggilan nomor antrian dan penyebutan loket diumumkan dengan bahasa Inggris dan juga ada nomor antrian di layar monitor.

Tapi, yang saya lihat ketika itu, masih ada saja beberapa orang yang gak ngeh nomornya dipanggil. Jadi mbak/mas di loket terpaksa berdiri dan memanggilnya dengan bahasa Indonesia.

Di situ juga ada loket untuk pengajuan individu dan agen. Jadi agen-agen wisata juga mengajukan aplikasi visanya ke situ dan tidak bisa lagi mengajukan visa langsung ke Kedubes Jepang seperti sebelumnya.

Di loket saya, mbak yang melayani namanya Pu**i. Saya lihat dari name tag di bajunya. Sayangnya, pelayanannya ga ramah sama sekali. Ga ada senyum dan melayani cenderung dengan nada jutek. Saya juga ga paham kenapa seperti itu, padahal saya merasa bersikap biasa saja. Atau mungkin karena penampilan fisik saya pada saat itu yang lusuh banget, karena keringetan kecapean ngos-ngosan dan belum minum.

Tapi apapun itu, saya pribadi merasa saya ga ada masalah dan merasa ga layak dilayani dengan tidak ramah seperti itu. Karena, bagaimanapun, saya sama seperti pemohon lainnya, mengikuti prosedur dengan baik dan membayar sesuai ketentuan.

Setelah fotokopi dan dicek kembali di loket semula, si mbak ga ramah itu membuatkan dokumen saya. Dan semua dokumen atas nama saya. Setelah semua diselesaikan, saya diarahkan untuk membayar di kasir. Di momen itu saya bilang terimakasih. Tapi dia ga ada respon apapun. Sebel sih, bukan karena saya mengharapkan feedback, tapi saya merasa ga layak diperlakukan seperti itu, karena saya ga salah dan ga melakukan apapun yang layak diperlakukan tidak ramah. Ramah yang dimaksud bukan berarti harus memuji-muji atau nunduk-nunduk, cukup dengan senyum dan bertutur kata dengan nada yang baik.

Total yang saya bayarkan saat itu adalah Rp.379.000 dengan rincian, biaya jasa JVAC sebagai pihak ketiga dan penyedia layanan adalah Rp.155.000 per orang. Well, jadi saya bayar Rp.534.000 untuk pelayanan ga ramah si mbak yang di loket saya itu. Itu menyebalkan sih. Uang itu lalu saya bayarkan ke kasir. Si kasir mengecek ulang semua dokumen saya yang sudah disatukan dalam satu tas map. Mbak kasir ini jauh lebih ramah.

Si mbak kasir menjelaskan bahwa diterima atau tidaknya visa itu sepenuhnya urusan Kedubes Jepang. Dan hasilnya kemungkinan bisa diambil di pekan depan. Saat itu hari Senin dan Mbaknya bilang visa bila diterima bisa diambil di hari Senin pekan depannya. Tapi, sebelum mengambil visa, lebih baik cek ke website resminya VFS Global dan memasukkan nomor referensi yang diberikan untuk memastikan apakah visa sudah keluar atau belum btw paymentnya harus pake uang CASH yaa.....

Mbak kasir juga bilang bahwa visa diambil di lokasi itu juga dengan menunjukkan struk yang diberikan dan pengambilan visa bisa diwakilkan selama membawa struk. Saya lalu bertanya ke si Mbak kasir, apakah bisa visa diantarkan, karena saya khawatir ga sempat ambil.

Mbak kasir bilang, sebenarnya ada jasa kurir di VFS Global yang bisa mengantarkan visa bila kita ga bisa ambil. Tapi itu haruspnya diurus di bagian loket tadi. Mbak kasirnya juga heran, “Lho mas memangnya tadi ga ditawari jasa kurir ketika di loket?” saya bilang engga. Dan Mbak kasir bilang kalo pengurusan hanya bisa di loket. Dan saya semakin sebel sama si mbak loket yang jutek tadi.

Well, singkat cerita jadilah proses aplikasi selesai dan di hari Jumat dan gak nyampe seminggu visa saya di approval, saya cek di situs VFS Global dan visa saya sudah keluar. Jadilah di hari senin di waktu yang sudah ditentukan, visa saya ambil.

Selain si mbak jutek kemarin, saya sangat mengapresiasi sistem ini, karena efektif dan efisien, dan juga menghemat waktu. Semoga ke depannya keramahanan pelayanannya bisa lebih diperbaiki lagi. 

AKHIRNYA PELUANG SAYA PERGI KE JEPANG TERBUKA LEBAR!!!!

Saya awalnya sempat ragu untuk pergi ke Jepang karena saya hanya sobat Misqueen yang punya budget pas-pasan dan jatah cuti yang gak banyak pengen pergi ke Negara yang dapet julukannya Negara dengan biaya hidup termahal di Dunia! :")

Well Nothing is impossible guys! selagi kalian punya keinginan yang kuat apapun bisa kalian usahakan untuk mencapai hal itu.

Thankyou yang udah baca dari awal sampai akhir! semoga bermanfaat! Jangan lupa di Share yaa! dan klik tombol Langganan di atas!